E-pacjent. Nowe udogodnienia dla Przychodni i Szpitala „Pro-Medica”  w Ełku Sp. z o.o.

„Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. to jeden z wiodących podmiotów leczniczych na terenie województwa
warmińsko-mazurskiego, który podjął się kompleksowej informatyzacji swojej działalności.
W tym przedsięwzięciu, w dużym stopniu pomagają środki unijne, które udało się szpitalowi pozyskać w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020. Ze względu na szeroki zakres informatyzowanej działalności (opieka szpitalna, ambulatoryjna opieka specjalistyczna, opieka ambulatoryjna i długoterminowa, środowiskowa i psychoterapeutyczna opieka psychologiczna dla dzieci i młodzieży) realizacja projektu może stanowić punkt odniesienia dla prawie wszystkich podmiotów leczniczych realizujących skomplikowane projekty informatyczne. Projekt realizowany przez „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. przewiduje wdrożenie sześciu e-usług. Najważniejszą e-usługą będzie e-rejestracja. Umożliwi ona pacjentom zgłaszającym się do „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. ustalenie terminu wizyty w poradniach. Fakt dokonania rezerwacji zostanie potwierdzony wiadomością SMS. E-rejestracja umożliwi wysłanie do pacjentów powiadomienia SMS o zbliżającym się terminie wizyty. Jeśli będzie konieczne odwołanie wizyty przez pacjenta, to nie będzie on musiał telefonować do placówki w celu jej odwołania. Wystarczy, że odwoła wizytę przez e-rejestrację lub wyśle zwrotnego SMS. Pacjenci, którzy zdecydują się skorzystać z usługi e-rejestracji nie będą musieli pojawiać się w placówce aby zarejestrować się na wizytę oraz oczekiwać w kolejce do rejestracji placówki na wyznaczenie terminu wizyty. Warunkiem skorzystania z e-rejestracji jest założenie konta internetowego i potwierdzenie swojej tożsamości za pomocą węzła krajowego lub podczas pierwszej wizyty w placówce „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. Każda następna wizyta będzie mogła zostać zarezerwowana drogą elektroniczną.

Drugą ważną usługą będzie e-dokumentacja. Umożliwi ona wgląd do bieżącej dokumentacji indywidualnej w postaci elektronicznej, jako alternatywy postaci papierowej. Dostęp pacjentów do dokumentacji medycznej będzie możliwy po wpisaniu loginu i hasła. Po zalogowaniu się pacjent otrzyma dostęp do karty informacyjnej z leczenia szpitalnego oraz bieżących zapisów swojej historii choroby: zaleceń lekarskich, orzeczeń, opisów wyników badań, dawkowania leków, historii wizyt, informacji o schorzeniach przewlekłych itp. Interakcja będzie również następowała w drugą stronę. Pacjent nie będzie musiał dostarczać dokumentów z innej placówki w postaci papierowej. Jeśli będzie posiadał je w postaci elektronicznej, to będzie mógł je załączyć bezpośrednio. Jeśli będzie chciał, to będzie mógł zeskanować dokument papierowy i następnie załączyć jego wersję elektroniczną. Dzięki temu, lekarz do którego pacjent się zapisze, będzie miał dostęp do tej dokumentacji. Za pośrednictwem indywidualnego konta, pacjent będzie mógł dostarczyć do przychodni czy szpitala oświadczenia o zgodzie na dostęp do informacji o swoim stanie zdrowia, dzięki czemu zaoszczędzi swój czas. Będzie mógł również wystąpić z wnioskiem o udostępnienie pełnej dokumentacji zgromadzonej w placówce. Usługa e-ankieta umożliwi pacjentom wypełnienie i wysłanie wywiadu przed wizytą lekarską, sporządzenie ankiety jakościowej oraz ankiety kwalifikacyjnej do programów profilaktycznych finansowanych przez NFZ oraz samorząd. W odpowiedzi pacjent otrzyma informację, czy zakwalifikował się do badania. E-usługa umożliwi lekarzowi zapoznanie się z podstawowymi dolegliwości pacjenta jeszcze przed jego pierwszą wizytą.

Podniesieniu efektywności funkcjonowania „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o.
sprzyjać będzie również automatyzacja procesu rejestrowania danych medycznych podczas wizyt pacjentów oraz wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Zniknie konieczność przepisywania wielu danych przez personel medyczny z dokumentów papierowych do systemu informatycznego, a czas wizyty pacjenta ulegnie skróceniu. Dzięki elektronicznej wymianie danych, będzie możliwa wczesna diagnoza i podjęcie właściwego leczenia, a także np. oszczędność czasu dzięki łatwiejszemu dostępowi do bieżących i archiwalnych danych.
Szacuje się, że w wyniku automatyzacji procesu generowania i przepływu elektronicznych dokumentów medycznych oraz obsługi pacjenta, podniesiona zostanie efektywność pracy personelu. Nie będzie konieczności wykonywania szeregu czynności administracyjnych takich jak np. wyjmowanie kartoteki pacjenta, zanoszenie jej do gabinetu przed wizytą lekarską i odnoszenie do rejestracji po wizycie, czy przewożenie dokumentacji medycznej pacjentów do placówek współpracujących w procesie leczenia. Rezygnacja z prowadzenia dokumentacji papierowej spowoduje oszczędności związane z procesem archiwizowania dokumentacji, co wpłynie na brak konieczności adaptowania kolejnych pomieszczeń w celu przechowywania pozostałej jeszcze w obiegu części dokumentacji papierowej, co staje się dla „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. coraz większym problemem. Realizacja projektu pośrednio przyczyni się również do zmniejszenia obciążeń personelu pomocniczego np. poprzez odciążenie pracowników rejestracji oraz sekretariatów medycznych w zakresie poświęcenia czasu na udzielanie informacji czy też obsługę rejestracji do lekarza.
Projekt pn. Wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej oraz uruchomienie e-usług w “Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. realizowany przez „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. Dofinansowanie z Unii Europejskiej: 2 688 711,99 zł. Cel projektu to: poprawa dostępności do ambulatoryjnych i szpitalnych usług specjalistycznych poprzez wdrożenie rozwiązań informatycznych mających na celu udostępnienie publicznych usług online z zakresu e-zdrowia (e-rejestracja, e-dokumentacja, e -ankieta, e-test, e-dzienniczek, zamawianie recept online) w „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. oraz umożliwienie wymiany EDM pomiędzy „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. a podmiotami leczniczymi współpracującymi z „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. Realizacja projektu przyczyni się do poprawy dostępności, jakości i efektywności poziomu świadczeń zdrowotnych realizowanych przez szpital i przychodnię. Zwiększy się również dostępność technologii informacyjnych służących wprowadzaniu nowych rozwiązań ułatwiających pacjentom kontakt oraz komunikację z ochroną zdrowia, a także umożliwi realizację procesu obsługi pacjenta drogą internetową. W ramach projektu zakupiono liczne środki trwałe (infrastrukturę serwerową, sieciową, sprzęt komputerowy, skanery), oprogramowanie do obsługi tworzenia i archiwizacji elektronicznej dokumentacji medycznej oraz udostępniania e-usług, podjęto szereg działań promocyjnych, szkolenia oraz sporządzono studium wykonalności. Grupy docelowe projektu to pacjenci
z województwa warmińsko-mazurskiego, w tym w szczególności miasta Ełk oraz powiatu ełckiego, podmiotów leczniczych współpracujących z „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. w procesie leczenia pacjentów (diagnostyka, AOS, POZ, leczenie szpitalne) oraz personel medyczny szpitala i przychodni. Planowane efekty to m.in.: polepszenie procesu obsługi pacjenta, przyspieszenie dostępu do danych i informacji medycznych oraz podniesienie efektywności funkcjonowania placówek medycznych. „Pro-Medica” w Ełku Sp. z o.o. w ramach przedmiotowego projektu miała możliwość rozbudowy infrastruktury sprzętowej poprzez zakup urządzeń informatycznych, programów i licencji przy współpracy z wykonawcą Grupą E Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Dokonano też rozbudowy środowiska sieciowego spółki poprzez zakup wysokiej klasy urządzeń UTM do ochrony sieci oraz przełączników dystrybucyjnych i szkieletowych, które dostarczyła i skonfigurowała firma Xcomp Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa. Głównym rdzeniem projektu jest zakup oprogramowania wraz z dokonaniem wymaganych integracji. Dostawcą zaawansowanego technologicznie systemu wprowadzającego ełcki podmiot leczniczy w erę elektronizacji jest CompuGroup Medical Polska Sp. z o.o.